ServiceUdbud

Få bedre serviceaftaler med ServiceUdbud

Ofte vil der være både økonomiske og administrative gevinster ved at outsource serviceydelser som rengøring, kantinedrift og vagt og sikring. Men en udlicitering eller et udbud er en omfattende proces, der kræver både tid, erfaring og dyb faglig indsigt i serviceydelserne og ikke mindst i den komplekse lovgivning på området.

Med ServiceUdbud sikrer vi, at jeres virksomhed eller organisation kommer optimalt igennem hele udbudsforløbet. Vi klarer alle de praktiske opgaver fra start til slut og tager hånd om de juridiske detaljer, uanset om I skal gennemføre et EU-udbud, miniudbud eller et udbud efter tilbudsloven.

Dermed har I de bedst mulige forudsætninger for at indgå den rigtige serviceaftale for jer til den rigtige pris.

Professionel servicerådgivning om MiniUdbud

Vi har i 25 år arbejdet med udbudsprocesser og rådgiver både på Moderniseringsstyrelsen rammetaftale på rengøring og SKI’s rammeaftale for rengøring. SKI’s rammeaftale går også under navnet 18.01 eller miniudbud 18.01.

SKI’s rammeaftale er en indkøbsaftale, som kan bruges af det offentlige til køb af f.eks. computere, møbler, kuglepenne osv., som er standardvarer. Den kan også bruges til at købe flere typer af ydelser, som f.eks. flyrejser og rengøring eller både software, hardware og rådgivning inden for IT. Rammeaftalen er her med til at angive hvilke varer, det er muligt at købe på aftalen til hvilken pris og på hvilke betingelser. Dvs. når du vælger at købe ind på en rammeaftale fra SKI miniudbud, kan du være sikker på en løftet pligt til at sende varen i udbud, da de efter udbudsregler gældende i hele EU allerede har løftet udbudspligten for dig. 

Der er en lang række fordele ved at udbyde rammeaftaler og samle mange offentlige organisationers indkøb i Moderniseringsstyrelsen og SKI. Du får ofte bedre vilkår og gode priser, når det kommer til de lidt større indkøb, og udover at spare penge på indkøb kan din organisation også spare ressourcer og tid, da I ikke selv skal gennemføre et komplekst og ofte langt EU-udbud.

Skulle I være forpligtet til eller ønsker at bruge en af de nævnte rammeaftaler, gennemfører vi meget gerne et miniudbud for Jer. Med hjælp fra Servicemæglerne kan I indgå bedre serviceaftaler med ServiceUdbud. 

Bedre udbud - Tag højde for alt

Et område der kan være rimelig komplekst og som kræver ret specifik viden, er rengøring. Derfor er det vigtigt at have professionelle øjne udefra, som kan sikre, at din organisation får en rengøringskontrakt og dermed en serviceaftale, der tager højde for alt. 

Mangler I derfor hjælp til håndtering af Jeres organisations rengøringsudbud, kan I kontakte os. Vi kan hjælpe Jer med viden og erfaring på området, som er svær at oparbejde. Når I laver et rengøringsudbud på en eller flere bygninger, kan vi håndtere hele processen fra start til slut og dermed spare Jer for mange mandetimer. Med vores ServiceUdbud kan I få bedre serviceaftaler. 

Vi sørger for at have en procesplan klar fra start, hvilket giver et meget lettere forløb for Jer. Desuden står vi for dialogen med Jeres enheder og sørger dermed for at kravspecificere efter ønskerne. Vi stræber efter at beskrive opgaven så klart som muligt og udforme udbudsmaterialet bedst muligt, så I kan indgå en tilfredsstillende serviceaftale med leverandørerne. Hvis I vælger vores ServiceUdbud, er I garanteret at få den helt rigtige kvalitet til den helt rigtige pris. 

 

Udvalgt case

EUC Nord spotter rengøringsmangler med ServiceTjek

Sådan forløber et ServiceUdbud typisk

1. Afdækning af behov

Vi laver en klar tids- og handlingsplan for hele udbudsforløbet. I samme ombæring afdækker vi jeres servicebehov og besigtiger alle jeres bygninger fysisk. På baggrund af den viden giver vi vores anbefalinger til, hvordan I opnår et tilfredsstillende serviceniveau set i forhold til jeres økonomi.

Som organisation begår man nemt den fejl, at man køber de serviceydelser, man plejer, i den mængde, man er vant til, selvom det ikke nødvendigvis afspejler organisationens reelle behov. Derfor udfordrer vi jer, så vi finder frem til den rigtige serviceløsning til jeres behov.

2. Klare kravspecifikationer

Når jeres behov er afdækket, udarbejder vi udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet vil indeholde en detaljeret kravspecifikation med plantegninger over jeres bygninger og lokaler, som vi tegner efter en opmåling.

En god serviceaftale skal indeholde en nøje beskrivelse af opgaven, så der ikke kan opstå tvivl om, hvad aftalen indebærer, og så serviceleverandøren ikke kan finde smuthuller i kontrakten. Det er samtidig afgørende, at hele processen følger gældende lovgivning og retspraksis, så I sikrer jer imod juridiske tvister.

Vi har både den tekniske viden om serviceydelserne og den juridiske ekspertise, der skal til for at strikke en klar og tydelig serviceaftale sammen. 

3. Dialog med leverandørerne

Vi annoncerer udbuddet, og efter prækvalifikationen vil det typisk munde ud i et felt på 5-7 tilbudsgivere, afhængigt af jeres ønsker.

Vi tager hånd om hele dialogen med tilbudsgiverne og sørger for at sende dem alle relevante informationer, fx udbudsmateriale, bygningstegninger og diverse bilag. Hvis leverandørerne har praktiske eller kontraktretlige spørgsmål eller kommentarer til udbudsmaterialet, sørger vi også for at svare på dem.

Vi sikrer desuden, at alle tilbudsgivere bliver behandlet efter den gældende lovgivning, så I undgår juridiske tvister.

4. Bedste Bud-oversigt

Når tilbuddene er indhentet, præsenterer vi dem for jer i et overskueligt skema og vurderer, hvilken leverandør der har givet det bedste tilbud for jer.

Dette er en 100 % uvildig vurdering af både hårde faktorer (f.eks. pris og estimeret tidsforbrug) og blødere parametre (f.eks. leverandørens beskrivelse af, hvordan de vil løse opgaverne). Vi vurderer med andre ord ikke kun på pris, men også på den servicekvalitet, leverandøren stiller i udsigt.

Vores markedskendskab betyder, at vi kan sammenligne leverandørernes tilbud og rådgive jer om både fordele og ulemper ved hvert enkelt tilbud.

5. Saglig redegørelse

Når den rigtige leverandør er fundet, sørger vi for – som lovgivningen påkræver – at udarbejde en saglig redegørelse for jeres valg af leverandør, som vi sender til de fravalgte tilbudsgivere. Er du mere interesseret i lovgivning og regler for udbud kan se læse mere på Bedre Udbud's hjemmeside her.

Få den service, I betaler for

Når I har indgået kontrakt med jeres nye leverandør, skal kvaliteten af den aftale serviceydelse for alvor stå sin prøve. Med vores koncept ServiceTjek inspicerer vi løbende de relevante lokationer i jeres organisation og sikrer, at der altid er fuld overensstemmelse mellem pris og kvalitet i serviceydelserne.

Læs mere om ServiceTjek

Efter at have fundet den rigtige leverandør og indgået en serviceaftale på kontrakt, står vi også for at kontrollere, om denne kontrakt også bliver overholdt, da kvaliteten af Jeres serviceaftale for alvor skal stå sin prøve. Med vores koncept ServiceTjek inspicerer vi løbende de relevante lokationer i Jeres organisation og sikrer, at der altid er fuld overensstemmelse mellem pris og kvalitet i serviceydelserne i Jeres serviceaftale. 

Måden det foregår på, er ved, at vi kommer ud et antal gange om året og tjekker alle enheder. Her dokumenterer vi det faktiske rengøringsniveau over for Jer gennem en rapport, der dækker over eventuelle fejl og mangler. På den måde har det også en form for præventiv effekt over for leverandøren, da de ved, at en uvildig instans udefra kommer og kontrollerer, hvilket kan give en anden tilgang til rengøringsopgaven fra start. 

Med ServiceTjek er I sikre på at få det niveau af rengøring, som I betaler rengøringsselskaberne for. Med vores inspektion og rapport har I et fagligt argument i dialogen med leverandøren, hvis det viser sig, at niveauet ligger væsentligt under niveauet i Jeres serviceaftale. Desuden kan I skabe en intern ro i organisationen ved at dokumentere over for kollegerne, at I rent faktisk får den service, I betaler for. 

 

Indgå bedre serviceaftaler med ServiceUdbud. Få 1 times uforpligtende sparring og hør, hvordan vi kan hjælpe jer.
Kontakt os

Læs mere om Servicemægleren

Når vi taler med vores kunder, møder vi dem ofte på mange forskellige niveauer i deres virksomhed eller organisation – lige fra servicepersonalet og eksterne leverandører til mellemledere og direktører. Derfor er klar og nærværende kommunikation en vigtig del af vores job.

Med ServiceTjek kan vi hjælpe jer med at sikre, at I altid får det, I betaler for. Gennem løbende inspektion og opfølgning kontrollerer vi jeres rengøringsydelser, dokumenterer kvalitetsniveauet og håndterer dialogen med jeres leverandører.

Når en kontrakt om rengøringsydelser lige er underskrevet, har leverandøren ofte fuld fokus på at levere det aftalte. Men når dagligdagen melder sig, er det ikke ualmindeligt, at kvalitetsniveauet stille og roligt daler. Læs hvordan vi kan hjælpe med at I altid får det, I betaler for.

ServiceSupport
Med ServiceSupport slipper du for at håndtere klager over rengøringen. Du og dine kollegaer kan let og enkelt indberette observerede fejl og mangler, og vi sørger for, at der bliver taget action for udbedringen af fejlene.
ServiceAnalyse
Overvejer I at udlicitere jeres rengøring? Med ServiceAnalyse får I et klart billede af, om det kan betale sig. Vi gennemgår jeres serviceydelser, vurderer kvaliteten og giver jer et solidt beslutningsgrundlag.
ServiceUdbud
Et udbud er en omfattende proces, der kræver tid, erfaring og dyb faglig indsigt i både serviceydelserne og den komplekse lovgivning. Med ServiceUdbud sikrer vi, at I kommer optimalt igennem hele udbudsforløbet.
ServiceTjek
Med ServiceTjek sikrer vi, at I altid får det, I betaler for. Gennem løbende inspektion og opfølgning kontrollerer vi jeres rengøringsydelser, dokumenterer kvalitetsniveauet og håndterer dialogen med jeres leverandører.
Bliv klogere
Luk
Play Video Close Video
På 2 min.Videoen

På under 2 minutter fortæller vi dig, hvorfor vi er den helt rigtige samarbejdspartner når det handler om kontrol af dine facility services.

Fik du set vores video?

På under 2 minutter fortæller vi dig hvorfor vi er den helt rigtige samarbejdspartner når det handler om kontrol af dine facility services.