Specialistviden giver Skanderborg Kommune bedre rengøringskontrakter og nemmere udbud
Skanderborg Kommune har i en årrække benyttet Servicemægleren til at håndtere kommunens udbud på rengøring og vinduespolering. ”De kommer med en viden og erfaring, som vi ikke selv har mulighed for at oparbejde,” lyder det fra kommunen.
De seneste 5 år har Skanderborg Kommune udliciteret op imod 75 procent af kommunens rengøring og vinduespolering til eksterne rengøringsleverandører. Når udbuddene skulle udformes, har det været med Servicemægleren som sparringspartner, og det er der en særlig grund til.
”Rengøring er et komplekst område, som kræver en ret specifik viden, så vi vil gerne have nogle professionelle øjne udefra til at sikre, at vi får en rengøringskontrakt, der tager højde for alt,” fortæller Asbjørn Kjærgaard, der er indkøbschef i Skanderborg Kommune.
Når kommunen sender rengøringen og vinduespoleringen på en eller flere bygninger eller institutioner i udbud, håndterer Servicemægleren hele processen fra start til slut. Det sparer kommunen mandetimer, fortæller Asbjørn Kjærgaard.
”Det ville kræve for mange ressourcer, hvis vi selv skulle stå for hele udbudsprocessen, så det betyder utroligt meget for os, at vi kan hyre Servicemægleren ind til at styre den. De har prøvet det mange gange før, så der ligger en procesplan klar allerede fra start. Det giver et meget lettere forløb for os.”
Faglig indsigt giver den rette kravspecifikation
En af de store udfordringer med at foretage udbud i en kommune som Skanderborg er at få kravspecificeret efter ønskerne på den enkelte enhed. Enhederne kan nemlig have vidt forskellige rengøringsbehov, alt efter om der er tale om en børnehave, en tandpleje, et produktionskøkken eller noget helt fjerde.
”Det er en kæmpe proces at få kortlagt omfanget af den udbudte opgave. Servicemægleren står for dialogen med vores enheder og sørger for at kravspecificere efter ønskerne derude. De har en faglig viden om rengøring, som gør, at de kan definere opgaven rigtigt i udbudsmaterialet,” siger Asbjørn Kjærgaard, der også trækker på Servicemæglerens specialviden om lovgivningen på området.
”Vores jurister sparrer med Servicemæglerens juridiske chef om udformningen af udbudsmaterialet, og hvad der er smart at inkludere i den kontrakt, vi indgår med rengøringsleverandøren. Jo klarere opgaven er beskrevet, og jo bedre udbudsmaterialet er udformet, jo bedre serviceaftaler kan vi indgå med leverandørerne.”
Følger op på rengøringsniveauet
Når den rigtige leverandør er fundet, og kontrakten er indgået, har Skanderborg Kommune også benyttet Servicemægleren til at kontrollere, om kontrakten nu også bliver overholdt. Det foregår typisk ved, at Servicemægleren kommer ud og tjekker alle enheder et antal gange om året og dokumenterer det faktiske rengøringsniveau over for kommunen.
”En rengøringskontrakt hos os er relativt stor og dækker over mange adresser. Derfor er det rart at få tjekket, om der nu også bliver gjort rent i det omfang, vi har aftalt med leverandøren,” siger Asbjørn Kjærgaard.
”Det har også en præventiv effekt over for leverandøren, hvis de ved, at der kommer en uvildig instans udefra og kontrollerer. Så har leverandøren måske en anden tilgang til rengøringsopgaven fra start.”
Samarbejde giver valuta for pengene
Servicemægleren har de senere år hjulpet Skanderborg Kommune med at foretage en række både små og store udbud. Asbjørn Kjærgaard har med egne ord kun positive ting at sige om samarbejdet.
”Servicemægleren har et stort kendskab til rengøringsområdet og kommer med en viden, vi ikke selv har mulighed for at oparbejde, så vi får helt sikkert valuta for pengene. Samtidig er de nogle fornuftige og professionelle folk, der går op i at levere en god ydelse,” siger han og uddyber:
”Deres udbudsjurist har foretaget hundredvis af udbud og er helt inde i detaljerne omkring udbudsprocessen. Og deres konsulenter, som kommer og kontrollerer rengøringsniveauet, har selv været i rengøringsbranchen i mange år, så de ved godt, hvad standarden skal være for at leve op til kontrakten. Alt i alt en bundsolid og professionel virksomhed at samarbejde med.”
Læs mere om Udbud her.
“Rengøring er et komplekst område, som kræver en ret specifik viden, så vi vil gerne have nogle professionelle øjne udefra til at sikre, at vi får en rengøringskontrakt, der tager højde for alt”