Case: Specialistviden giver Skanderborg Kommune bedre rengøringskontrakter og nemmere udbud

Skanderborg Kommune har i en årrække benyttet Servicemægleren til at håndtere kommunens udbud på rengøring og vinduespolering. ”De kommer med en viden og erfaring, som vi ikke selv har mulighed for at oparbejde,” lyder det fra kommunen.

De seneste 5 år har Skanderborg Kommune udliciteret op imod 75 procent af kommunens rengøring og vinduespolering til eksterne rengøringsleverandører. Når udbuddene skulle udformes, har det været med Servicemægleren som sparringspartner, og det er der en særlig grund til.

”Rengøring er et komplekst område, som kræver en ret specifik viden, så vi vil gerne have nogle professionelle øjne udefra til at sikre, at vi får en rengøringskontrakt, der tager højde for alt,” fortæller Asbjørn Kjærgaard, der er indkøbschef i Skanderborg Kommune.

Når kommunen sender rengøringen og vinduespoleringen på en eller flere bygninger eller institutioner i udbud, håndterer Servicemægleren hele processen fra start til slut. Det sparer kommunen mandetimer, fortæller Asbjørn Kjærgaard.

”Det ville kræve for mange ressourcer, hvis vi selv skulle stå for hele udbudsprocessen, så det betyder utroligt meget for os, at vi kan hyre Servicemægleren ind til at styre den. De har prøvet det mange gange før, så der ligger en procesplan klar allerede fra start. Det giver et meget lettere forløb for os.”

 

Faglig indsigt giver den rette kravspecifikation

En af de store udfordringer med at foretage udbud i en kommune som Skanderborg er at få kravspecificeret efter ønskerne på den enkelte enhed. Enhederne kan nemlig have vidt forskellige rengøringsbehov, alt efter om der er tale om en børnehave, en tandpleje, et produktionskøkken eller noget helt fjerde.

”Det er en kæmpe proces at få kortlagt omfanget af den udbudte opgave. Servicemægleren står for dialogen med vores enheder og sørger for at kravspecificere efter ønskerne derude. De har en faglig viden om rengøring, som gør, at de kan definere opgaven rigtigt i udbudsmaterialet,” siger Asbjørn Kjærgaard, der også trækker på Servicemæglerens specialviden om lovgivningen på området.

”Vores jurister sparrer med Servicemæglerens juridiske chef om udformningen af udbudsmaterialet, og hvad der er smart at inkludere i den kontrakt, vi indgår med rengøringsleverandøren. Jo klarere opgaven er beskrevet, og jo bedre udbudsmaterialet er udformet, jo bedre serviceaftaler kan vi indgå med leverandørerne.”

 

Følger op på rengøringsniveauet

Når den rigtige leverandør er fundet, og kontrakten er indgået, har Skanderborg Kommune også benyttet Servicemægleren til at kontrollere, om kontrakten nu også bliver overholdt. Det foregår typisk ved, at Servicemægleren kommer ud og tjekker alle enheder et antal gange om året og dokumenterer det faktiske rengøringsniveau over for kommunen.

”En rengøringskontrakt hos os er relativt stor og dækker over mange adresser. Derfor er det rart at få tjekket, om der nu også bliver gjort rent i det omfang, vi har aftalt med leverandøren,” siger Asbjørn Kjærgaard.

”Det har også en præventiv effekt over for leverandøren, hvis de ved, at der kommer en uvildig instans udefra og kontrollerer. Så har leverandøren måske en anden tilgang til rengøringsopgaven fra start.”

 

Samarbejde giver valuta for pengene

Servicemægleren har de senere år hjulpet Skanderborg Kommune med at foretage en række både små og store udbud. Asbjørn Kjærgaard har med egne ord kun positive ting at sige om samarbejdet.

”Servicemægleren har et stort kendskab til rengøringsområdet og kommer med en viden, vi ikke selv har mulighed for at oparbejde, så vi får helt sikkert valuta for pengene. Samtidig er de nogle fornuftige og professionelle folk, der går op i at levere en god ydelse,” siger han og uddyber:

”Deres udbudsjurist har foretaget hundredvis af udbud og er helt inde i detaljerne omkring udbudsprocessen. Og deres konsulenter, som kommer og kontrollerer rengøringsniveauet, har selv været i rengøringsbranchen i mange år, så de ved godt, hvad standarden skal være for at leve op til kontrakten. Alt i alt en bundsolid og professionel virksomhed at samarbejde med.”

Læs mere om ServiceUdbud her.

Læs mere om Servicemægleren

Når vi taler med vores kunder, møder vi dem ofte på mange forskellige niveauer i deres virksomhed eller organisation – lige fra servicepersonalet og eksterne leverandører til mellemledere og direktører. Derfor er klar og nærværende kommunikation en vigtig del af vores job.

Når en kontrakt om rengøringsydelser lige er underskrevet, har leverandøren ofte fuld fokus på at levere det aftalte. Men når dagligdagen melder sig, er det ikke ualmindeligt, at kvalitetsniveauet stille og roligt daler. Læs hvordan vi kan hjælpe med at I altid får det, I betaler for.

Med ServiceTjek kan vi hjælpe jer med at sikre, at I altid får det, I betaler for. Gennem løbende inspektion og opfølgning kontrollerer vi jeres rengøringsydelser, dokumenterer kvalitetsniveauet og håndterer dialogen med jeres leverandører.

ServiceSupport
Med ServiceSupport slipper du for at håndtere klager over rengøringen. Du og dine kollegaer kan let og enkelt indberette observerede fejl og mangler, og vi sørger for, at der bliver taget action for udbedringen af fejlene.
ServiceAnalyse
Overvejer I at udlicitere jeres rengøring? Med ServiceAnalyse får I et klart billede af, om det kan betale sig. Vi gennemgår jeres serviceydelser, vurderer kvaliteten og giver jer et solidt beslutningsgrundlag.
ServiceUdbud
Et udbud er en omfattende proces, der kræver tid, erfaring og dyb faglig indsigt i både serviceydelserne og den komplekse lovgivning. Med ServiceUdbud sikrer vi, at I kommer optimalt igennem hele udbudsforløbet.
ServiceTjek
Med ServiceTjek sikrer vi, at I altid får det, I betaler for. Gennem løbende inspektion og opfølgning kontrollerer vi jeres rengøringsydelser, dokumenterer kvalitetsniveauet og håndterer dialogen med jeres leverandører.
Bliv klogere
Luk
Play Video Close Video
På 2 min.Videoen

På under 2 minutter fortæller vi dig, hvorfor vi er den helt rigtige samarbejdspartner når det handler om kontrol af dine facility services.

Fik du set vores video?

På under 2 minutter fortæller vi dig hvorfor vi er den helt rigtige samarbejdspartner når det handler om kontrol af dine facility services.