Case: EUC Nord spotter rengøringsmangler med ServiceTjek

Den nordjyske erhvervsskole EUC Nord får hjælp af Servicemægleren til at kontrollere skolens rengøringsniveau, håndtere dialogen med serviceleverandørerne og køre udbud. Samarbejdet hjælper med at fastholde kvaliteten af rengøringen og sparer samtidig tid og penge

Når man køber en serviceydelse som rengøring hos en ekstern leverandør, er det ikke altid lige let at sikre, at rengøringen lever op det niveau, der er aftalt i kontrakten. Især ikke når man som EUC Nord råder over arealer på mere end 70.000 kvadratmeter fordelt på 8 adresser i Hjørring og Frederikshavn.

Derfor har den nordjyske erhvervsskole siden 2010 brugt Servicemægleren til at foretage løbende kontroller af rengøringsniveauet i skolens bygninger – såkaldte ServiceTjek. Tidligere var det skolens pedeller og servicemedarbejdere, der stod for at kontrollere niveauet. Men det gav en udfordring, fortæller Hans Jørgen Nielsen, Service- og bygningschef for EUC Nord.

”Vores medarbejdere er jo ikke uddannede til at vurdere, om rengøringen bliver gjort efter forskrifterne, og vi har ikke tid til at gå lokalerne så grundigt og detaljeret igennem, som Servicemægleren gør under et ServiceTjek,” siger han.

 

Rapport dokumenterer fejl og mangler

ServiceTjek foregår typisk ved, at Servicemægleren et antal gange om året kommer på uanmeldte besøg på EUC Nords adresser og tjekker op på rengøringsniveauet. Straks efter kontrollen får EUC Nord en udførlig rapport over eventuelle fejl og mangler, som blev observeret under besøget – dokumenteret med billeder.

”Vi oplever, at hvis vi ikke holder øje med rengøringsniveauet, så falder det. Med Servicemæglerens rapporter kan vi konfrontere rengøringsleverandøren med manglerne, så der bliver rettet op på dem. Det giver også en ro og tryghed for vores pedeller og servicemedarbejdere, for så er det ikke dem, der skal diskutere med rengøringsassistenterne om niveauet,” siger Hans Jørgen Nielsen.

 

Står stærkere i dialogen med leverandøren

Med Servicemægleren på sidelinjen har skolen også et stærkere kort på hånden i dialogen med leverandøren.

”For nogle år siden oplevede vi for eksempel en række problemer med rengøringen på en af vores adresser i Hjørring, og dialogen med rengøringsleverandøren var kørt fast. Vi mente, at de skulle levere en bedre ydelse, mens de selv mente, at vi også havde en stor del af ansvaret for problemerne. Men så kom Servicemægleren på banen som uvildig mellemmand og mæglede imellem os og leverandøren, så vi fik en god dialog, og i sidste ende et positivt udfald,” fortæller Hans Jørgen Nielsen.

 

Rådgivning om udbud sparer ressourcer

EUC Nord bruger også Servicemægleren som konsulent til at køre udbud på rengøring og rådgive herom.

”Vi kunne måske godt selv håndtere vores udbudsprocesser, men det ville tage uforholdsmæssig meget tid, for det er ikke der, vores ekspertise ligger – hvorimod Servicemægleren ved, hvad de snakker om, når det kommer til udbud og rengøring. Så vi sparer nogle ressourcer, og vi er samtidig sikre på, at udbuddet bliver kørt efter bogen. Det giver os en tryghed. Derudover sparer vi penge ved at have udbud og efterfølgende kontrol samlet hos én leverandør,” siger Hans Jørgen Nielsen.

Da en rengøringskontrakt jo typisk strækker sig over en årrække, er det i sagens natur ikke hver uge, at der skal foretages et udbud. Men via ServiceTjek holder Hans Jørgen Nielsen og Servicemægleren alligevel kontakten.

”Jeg kan godt lide at have et tæt forhold til vores samarbejdspartnere, for det giver en bedre forståelse for, hvad vi har brug for, og hvad de kan hjælpe med. Den løbende dialog, vi har med Servicemægleren i forbindelse med ServiceTjek, betyder, at de kender vores behov og ved, hvad vi forventer.”

 

Læs mere om Servicemægleren

Med ServiceTjek kan vi hjælpe jer med at sikre, at I altid får det, I betaler for. Gennem løbende inspektion og opfølgning kontrollerer vi jeres rengøringsydelser, dokumenterer kvalitetsniveauet og håndterer dialogen med jeres leverandører.

Når vi taler med vores kunder, møder vi dem ofte på mange forskellige niveauer i deres virksomhed eller organisation – lige fra servicepersonalet og eksterne leverandører til mellemledere og direktører. Derfor er klar og nærværende kommunikation en vigtig del af vores job.

Når en kontrakt om rengøringsydelser lige er underskrevet, har leverandøren ofte fuld fokus på at levere det aftalte. Men når dagligdagen melder sig, er det ikke ualmindeligt, at kvalitetsniveauet stille og roligt daler. Læs hvordan vi kan hjælpe med at I altid får det, I betaler for.

ServiceSupport
Med ServiceSupport slipper du for at håndtere klager over rengøringen. Du og dine kollegaer kan let og enkelt indberette observerede fejl og mangler, og vi sørger for, at der bliver taget action for udbedringen af fejlene.
ServiceAnalyse
Overvejer I at udlicitere jeres rengøring? Med ServiceAnalyse får I et klart billede af, om det kan betale sig. Vi gennemgår jeres serviceydelser, vurderer kvaliteten og giver jer et solidt beslutningsgrundlag.
ServiceUdbud
Et udbud er en omfattende proces, der kræver tid, erfaring og dyb faglig indsigt i både serviceydelserne og den komplekse lovgivning. Med ServiceUdbud sikrer vi, at I kommer optimalt igennem hele udbudsforløbet.
ServiceTjek
Med ServiceTjek sikrer vi, at I altid får det, I betaler for. Gennem løbende inspektion og opfølgning kontrollerer vi jeres rengøringsydelser, dokumenterer kvalitetsniveauet og håndterer dialogen med jeres leverandører.
Bliv klogere
Luk
Play Video Close Video
På 2 min.Videoen

På under 2 minutter fortæller vi dig, hvorfor vi er den helt rigtige samarbejdspartner når det handler om kontrol af dine facility services.

Fik du set vores video?

På under 2 minutter fortæller vi dig hvorfor vi er den helt rigtige samarbejdspartner når det handler om kontrol af dine facility services.